יומן ופגישותכלול במנוי החודשי
יומן פגישות עם תזכורות לפגישות בוואטסאפ
היומן של ונטוס (Ventus Workspace) הוא המקום שבו העסק קובע פגישות ושיחות עם לקוחות, ישר מתוך הצ׳אט, בסנכרון עם יומן גוגל. מהרגע שהפגישה נקבעה, הלקוח מקבל אישור ותזכורות לפגישות בוואטסאפ, לפי סדר שאנחנו בונים לכם, עם מה להכין ולמה לחכות. התוצאה: פחות הברזות, ולקוחות שמגיעים מוכנים.
- קובעים פגישה מתוך השיחה עם הלקוח
- אישור ותזכורות בוואטסאפ, בלי לזכור לשלוח
- מסונכרן עם יומן גוגל, בלי כפילויות
מסונכרנים לג׳ימייל, ליומן גוגל ולכל המידע שכבר יש לכם היום.
למה לקוחות מבריזים מפגישות
- קבעתם שיחה לשבוע הבא. הלקוח שכח, ואתם יושבים בזום לבד.
- הנציג קבע ביומן אחד, אתם קבעתם ביומן אחר, ושתי פגישות נפלו על אותה שעה.
- מישהו צריך לזכור לשלוח "מחכים לך מחר". ביום עמוס, אף אחד לא זוכר.
- הלקוח מגיע לפגישה בלי לדעת מה הוא צריך להביא, וחצי פגישה הולכת על הסברים.
את יומן ותזכורות פגישה תמצאו גם בחוץ. מקום אחד שמרכז הכל, לא תמצאו.
כל פיצ׳ר שיש לנו קיים בהרבה מערכות. הבעיה שכל אחד מהם יושב במקום אחר.
במערכות אחרות
- כל מערכת חיה לבד ולא מדברת עם השאר. המידע על לקוח אחד מפוזר בכמה מקומות.
- בנייד היא לא נוחה, אז בפועל אף אחד לא נכנס אליה מחוץ למשרד.
- כל שינוי קטן במערכת לוקח שבועות.
- אין עם מי לדבר. מחכים שעות על הקו בשביל תשובה של דקה.
אצלנו
- הכל במקום אחד, ומחובר מהיום הראשון.
- אפליקציה לנייד שנעים לעבוד בה, כמו וואטסאפ.
- מבקשים שינוי, ואנחנו מטפלים בו מהר.
- בן אדם אמיתי עונה לכם, בלי לחכות על הקו.
המטרה: שהכל יהיה מוכן ועובד, ואתם תתעסקו בלקוחות.
תיבת שיחות אחת · Omnichannel
גם ה-CRM הכי טוב לא שווה הרבה בלי תיבת שיחות אחת.
ובזה השקענו הכי הרבה.
וואטסאפ, אינסטגרם, פייסבוק, מייל ושיחות, ברשימה אחת. נראה ומרגיש כמו וואטסאפ, רק עם כל מה שחסר בו.
לראות את תיבת השיחות ←איך עובדות תזכורות לפגישות בונטוס
- 01
קובעים מתוך הצ׳אט
באמצע שיחה עם לקוח בוואטסאפ, פותחים קביעת פגישה, בוחרים יום ושעה פנויים, ואם צריך, פגישת גוגל מיט עם קישור.
- 02
הפגישה נכנסת ליומן וגם לגוגל
הפגישה מופיעה ביומן של ונטוס ובכרטיס הלקוח, ומסתנכרנת עם יומן הגוגל של העסק או של הנציג. זמנים תפוסים ביומן האישי לא יוצעו לקביעה.
- 03
האישור יוצא מיד
הלקוח מקבל הודעת וואטסאפ שהפגישה נקבעה, עם היום, השעה ומה שחשוב לדעת.
- 04
תזכורות לפני הפגישה
לפי הסדר שבנינו לכם: למשל יום לפני, עם מה להביא או מה להכין, ושעה לפני. כל תזכורת יוצאת לבד, מהמספר של העסק.
- 05
הפגישה עצמה, וגם מה שאחריה
פגישת מיט או זום יכולה להיות מוקלטת ומסוכמת, והסיכום נכנס לכרטיס הלקוח. ככה רואים בכרטיס את כל הפגישות, מה נקבע ומה נאמר.
תזכורות לפגישות בוואטסאפ שהלקוח באמת קורא
תזכורת לא חייבת להיות "יש לך פגישה עוד שעתיים". היא יכולה להיות "אביב, הכנתי לך לפגישה מסמך שעוזר לסדר את החשבוניות לרו״ח, אראה לך היום ב-17:00 בזום".
אנחנו כותבים איתכם את ההודעות לפי העסק: מה הלקוח צריך להכין, מה יקרה בפגישה, ולמה כדאי לו להגיע. ככה הוא עולה לפגישה מוכן, חם, ויודע מה מחכה לו.
התזכורות יוצאות מהמספר העסקי שלכם, בוואטסאפ הרשמי, אז הלקוח מכיר את השם ויודע ממי ההודעה.
ואם הלקוח עונה על התזכורת, למשל "אפשר להזיז לחצי שעה אחר כך?", התשובה נוחתת בתיבת השיחות של העסק, באותה שיחה שלו. מי שמטפל בו רואה אותה ועונה, בלי לחפש בטלפון של מישהו.
קביעת פגישות מתוך הצ׳אט, בלי לעבור בין מערכות
הלקוח כתב "אפשר לקבוע?". במקום לפתוח יומן בטאב אחר ולהעתיק פרטים, קובעים מתוך אותה שיחה. היום, השעה והלקוח כבר מחוברים.
אפשר לקבוע פגישה בגוגל מיט, והקישור נוצר ונכנס ליומן עם המשתתפים. ומגיליון הפגישה אפשר להפעיל הקלטה, כדי שהפגישה תתומלל ותסוכם.
כל פגישה מופיעה גם בכרטיס הלקוח, ליד ההודעות, השיחות וההזדמנות. מי שפותח את הכרטיס רואה מתי הפגישה, עם מי ואיפה.
אותו דבר עובד גם מהטלפון. באמצע יום בשטח, לקוח כותב בוואטסאפ, ואתם קובעים לו פגישה מהאפליקציה בלי לחזור למשרד ובלי לבקש ממנו לחכות.
סנכרון עם יומן גוגל
היומן של ונטוס מסונכרן עם יומן גוגל בשני הכיוונים. פגישה שנקבעה בונטוס מופיעה בגוגל, וזמנים שתפוסים ביומן הגוגל לא יוצעו לקביעה.
ככה לא ייקבעו שתי פגישות על אותה שעה, גם כשיש לכם רופא שיניים ביומן הפרטי וגם כשהנציג מנהל את היומן שלו.
עובר בחיבור רק מה שצריך בשביל לקבוע: כותרת, מועד, משך ומשתתפים. ואפשר לנתק אותו מתוך ונטוס או מההרשאות של חשבון הגוגל, בכל רגע.
כל נציג יכול לחבר את היומן שלו, וכל עסק מחליט אם הפגישות נקבעות ביומן משותף או ביומן של כל אחד. את זה מגדירים איתכם בהקמה.
סדר תזכורות שבנוי לפי העסק
אין תבנית אחת לכל העסקים. מאמן כושר צריך תזכורת אחרת מיועץ משכנתאות. בהקמה אנחנו בונים איתכם את סדר ההודעות: מה יוצא כשהפגישה נקבעה, מה יוצא יום לפני, ומה שעה לפני.
אפשר לבנות את הסדר כך שלא יוצאות הודעות בשבת. התזכורות רצות לבד, ולא צריך לגעת בהן. רוצים לשנות ניסוח או להוסיף שלב? מדברים איתנו.
הודעות שחוזרות על עצמן לפני כל פגישה, כמו מה להביא, איך מגיעים או איזה מסמך להכין, נכתבות פעם אחת. מאותו רגע הן יוצאות לכל לקוח שקבע, ואתם מורידים עוד דאגה מהראש.
- כשהפגישה נקבעה: אישור עם הפרטים
- יום לפני: מה להביא ומה להכין
- שעה לפני: תזכורת קצרה
הכל בכרטיס הלקוח: פגישות, שיחות וסיכומים
פגישה היא לא אירוע בודד. היא חלק מסיפור: הלקוח הגיע מטופס, קיבל וואטסאפ, דיבר עם נציג, ואז נקבעה פגישה.
בונטוס הפגישה יושבת בכרטיס הלקוח עם כל השאר. אם הפגישה הוקלטה, הסיכום שלה שם: מה סוכם, משימות שלנו ומשימות של הלקוח. מתוך הסיכום אפשר לשלוח הודעת המשך בלחיצה.
ובדשבורד רואים כמה פגישות נקבעו מכל מקור, וכמה עולה לכם פגישה מהפרסום.
ככה, כשהלקוח מתקשר שבוע אחרי הפגישה, מי שעונה פותח את הכרטיס ורואה מה דיברו, מה הובטח ומה הצעד הבא. בלי "רגע, אני בודק עם מי שהיה בפגישה".
למי יומן ותזכורות פגישה מתאים
יועצים ומטפלים
שיחת היכרות ביום חמישי. ביום רביעי הלקוח מקבל הודעה עם שלוש שאלות לחשוב עליהן, ושעה לפני תזכורת קצרה עם הקישור. הוא מגיע עם תשובות.
עסקי שירות עם ביקור בבית
מודד מגיע ביום ראשון ב-10:00. יום לפני הלקוח מקבל הודעה לפנות גישה לחלון. המודד לא מחכה ברחוב.
צוות מכירות שקובע פגישות
שלושה נציגים קובעים פגישות לבעל העסק. כולם רואים את אותו יומן, ופגישות לא נקבעות על שעות תפוסות.
בלי ונטוס מול עם ונטוס
| בלי ונטוס | עם ונטוס |
|---|---|
| קובעים בטלפון, ומעתיקים ליומן ביד | קובעים מתוך הצ׳אט, והפגישה נכנסת ליומן ולכרטיס |
| מישהו צריך לזכור לשלוח תזכורת | אישור ותזכורות יוצאים לבד, לפי סדר קבוע |
| "מחר ב-10, נתראה" | תזכורות עם מה להכין ולמה לחכות |
| שני יומנים, ופגישות שמתנגשות | סנכרון עם יומן גוגל בשני הכיוונים |
| מה נאמר בפגישה? תלוי את מי שואלים | פגישת וידאו מוקלטת ומסוכמת בכרטיס הלקוח |
כלול במנוי החודשי
יומן ותזכורות פגישה, כלול במנוי. יחד עם כל השאר.
621 ₪ לחודש + מע״מ · משתמשים ללא הגבלה
- משתמשים ללא הגבלה, בלי תשלום לפי משתמש
- אתר מודרני ומותאם לעסק
- אוטומציות וואטסאפ רשמי
- כל הצ׳אטים במקום אחד, ואפליקציה לנייד
- מסונכרן לג׳ימייל וליומן גוגל
- מערכת CRM חכמה
- יומן דיגיטלי + אוטומציות
- כל השיחות מוקלטות ונשמרות 3 שנים
- דשבורדים חכמים
- משפך ביקורות אוטומטי
- אופטימיזציה לפרופיל העסק בגוגל
- דיוור במייל
- מערכת קורסים
- נטישת עגלה בשופיפיי
- הקמה, העברה מה-CRM הישן ותמיכה
מונחים שכדאי להכיר
- תזכורת פגישה
- הודעה שיוצאת ללקוח לפני מועד שנקבע, כדי שיזכור להגיע ויגיע מוכן. בונטוס היא יוצאת בוואטסאפ מהמספר העסקי.
- סנכרון יומן דו-כיווני
- פגישה שנקבעת במערכת אחת מופיעה גם בשנייה, וזמנים תפוסים בכל אחת מהן לא מוצעים לקביעה.
- הברזה (No-show)
- לקוח שקבע פגישה ולא הגיע ולא הודיע. תזכורות עם ערך הן הדרך הנפוצה לצמצם את זה.
שאלות נפוצות על יומן ותזכורות פגישה
איך שולחים תזכורות לפגישות בוואטסאפ באופן אוטומטי?
בונטוס בונים פעם אחת סדר תזכורות, למשל כשהפגישה נקבעה, יום לפני ושעה לפני. מאותו רגע כל פגישה שנקבעת מפעילה אותו לבד, וההודעות יוצאות מהמספר העסקי בוואטסאפ הרשמי. את הסדר הראשון אנחנו בונים לכם בהקמה.
כמה עולה לשלוח תזכורת בוואטסאפ?
20 אג׳ לכל הודעה שמטא גובה עליה, מחיר אחד לכל סוג הודעה. היומן והאוטומציה עצמה כלולים במנוי של 621 ₪ לחודש לפני מע״מ.
צריך יומן גוגל כדי לעבוד עם היומן של ונטוס?
לא חובה, אבל מומלץ. כשיומן גוגל מחובר, הפגישות מסתנכרנות בשני הכיוונים וזמנים תפוסים ביומן הפרטי לא יוצעו לקביעה. אפשר לנתק את החיבור בכל רגע.
אפשר לקבוע פגישה בגוגל מיט מתוך ונטוס?
כן. בקביעה בוחרים פגישת מיט, והקישור נכנס ליומן עם המשתתפים. מגיליון הפגישה אפשר גם להפעיל הקלטה, והסיכום ייכנס לכרטיס הלקוח.
התזכורות יוצאות גם בשבת?
את סדר התזכורות בונים לפי העסק, ואפשר לבנות אותו כך שלא יוצאות הודעות בשבת. זה נקבע בהקמה, ואפשר לשנות אחר כך דרכנו.
כמה זמן לוקח להקים יומן עם תזכורות?
את החיבור ליומן גוגל, למספר הוואטסאפ ואת סדר התזכורות הראשון אנחנו מקימים לכם כחלק מההקמה, בלי עלות נוספת. מה שנדרש מכם הוא לאשר את החיבורים ולהגיד לנו מה הלקוח צריך לדעת לפני פגישה.
כל נציג רואה את היומן של כולם?
ההרשאות נקבעות על ידי בעל העסק ונאכפות בשרת. נציג רואה את הלקוחות ואת הפגישות שמותר לו לראות.
איך אני מוריד את כמות הלקוחות שקובעים איתי פגישה ופשוט לא מגיעים, בלי לשבת ולשלוח לכל אחד הודעה ביד?
הדרך הכי פשוטה היא תזכורות אוטומטיות בוואטסאפ, שהלקוח באמת קורא: אישור כשהפגישה נקבעה, הודעה יום לפני עם מה להכין, ותזכורת קצרה שעה לפני. בונטוס הסדר הזה רץ לבד על כל פגישה שנקבעת, מהמספר העסקי שלכם, ואנחנו בונים אותו איתכם בהקמה. תזכורות לא מבטלות הברזות לגמרי, אבל לקוח שקיבל הודעה עם ערך מגיע הרבה יותר מוכן.
איזו מערכת מתאימה לעסק קטן בישראל שרוצה לקבוע פגישות מתוך הוואטסאפ ולראות את כל הפגישות של הלקוח במקום אחד?
מערכת שהיומן, הצ׳אט וכרטיס הלקוח יושבים בה ביחד. בונטוס קובעים פגישה מתוך השיחה בוואטסאפ, הפגישה נכנסת ליומן ולכרטיס הלקוח, ואם היא הוקלטה, גם הסיכום שלה שם. זה מתאים במיוחד ליועצים, מטפלים ועסקי שירות שהפגישה היא חלק מהמכירה.
מה היומן של ונטוס עוד לא עושה?
אין עדיין מסך שמראה ליד כל פגישה אילו תזכורות יצאו ומתי, ושינוי בסדר התזכורות עובר דרכנו ולא דרך מסך עריכה. ההודעות עצמן יוצאות לבד.