מערכת לניהול לקוחות לרואי חשבון: פחות לרדוף אחרי מסמכים

בקשת מסמכים מלקוחות בוואטסאפ, בלי לשלוח אחת אחת

רוב העבודה מול לקוחות במשרד הנהלת חשבונות היא לבקש: חשבוניות, קבלות, דפי בנק, תלושים, אישורים. ורוב הלקוחות לא שולחים בפעם הראשונה.

בונטוס בונים את הבקשות פעם אחת, ומאותו רגע הן יוצאות לבד. הבקשה יוצאת בוואטסאפ מהמספר העסקי של המשרד, דרך הפלטפורמה העסקית הרשמית של מטא, בנוסח שמטא אישרה מראש.

אפשר לבנות בקשות שונות לקבוצות שונות של לקוחות: עצמאים, חברות, שכירים שמגישים דוח. את החלוקה עושים בתגיות בכרטיס הלקוח, ואת האוטומציה בונים אנחנו.

ומי שלא שלח מקבל תזכורת, ואחריה עוד אחת, לפי הסדר שקבעתם. התזכורות ממשיכות עד שמסמנים בכרטיס שהמסמכים התקבלו.

כל ההודעות והקבצים של הלקוח בכרטיס אחד

לקוחות שולחים איפה שנוח להם: צילום בוואטסאפ, קובץ במייל, שאלה במסנג׳ר. בונטוס כל ההודעות האלה נכנסות לתיבה אחת של המשרד, עם סימן של הערוץ.

בשיחה של כל לקוח רואים את כל ההודעות הקודמות, כולל תמונות וקבצים. כשהלקוח שואל "שלחתי לכם את זה בחודש שעבר", גוללים ורואים.

ונטוס מסונכרנת עם הג׳ימייל ועם יומן גוגל של המשרד, כך שגם מה שכבר קורה שם לא נשאר בחוץ.

ונטוס היא לא תוכנת הנהלת חשבונות ולא ארכיון מסמכים. את הקבצים עצמם ממשיכים לקלוט לתוכנה שאתם עובדים איתה היום. ונטוס מחזיקה את הקשר: מה ביקשתם, מה הגיע, ומה עוד חסר.

וואטסאפ עסקי למשרד רואה חשבון, לכל הצוות

במשרדים רבים הוואטסאפ של הלקוחות יושב בטלפון של רואה החשבון, או בטלפונים של כל אחת מהעובדות. כשמישהי בחופש, אף אחד לא רואה מה נכנס.

בונטוס כל הצוות עובד על אותו מספר וואטסאפ עסקי. כל אחד נכנס עם משתמש משלו, ובעל המשרד קובע מי רואה אילו לקוחות. ההרשאות נאכפות בשרת, ויש אימות דו-שלבי לצוות.

משתמשים ללא הגבלה, כך שמנהלת חשבונות נוספת לעונת הדוחות לא מייקרת את המנוי. ואם עובדת עוזבת, ההיסטוריה נשארת במשרד ולא בטלפון שלה.

שיחות ופגישות עם לקוחות, מסוכמות בעברית

פגישה שנתית עם לקוח עצמאי, שיחה על הקמת חברה, או שיחה עם לקוח שקיבל מכתב ולא מבין אותו. בכל אחת נאמרים פרטים שצריך לזכור.

מחייגים ללקוח מתוך הצ׳אט, מהמספר של המשרד. השיחה עוברת דרך המרכזייה שמחוברת לונטוס ונשמרת לבד. פגישה בזום או במיט? מקליט מצטרף באישור שלכם.

אחרי השיחה מגיעים תמליל וסיכום בעברית לכרטיס: מה סוכם, ומשימות מופרדות למשרד וללקוח. כשהלקוח מתקשר שוב ומגיע לעובדת אחרת, היא קוראת את הסיכום ויודעת מה קורה.

דיוור ללקוחות המשרד: עדכון אחד לכולם

שינוי שנוגע לעצמאים, תזכורת כללית לפני סוף השנה, או הודעה שהמשרד סגור בחג. במקום לכתוב לכל לקוח, שולחים דיוור במייל מאותה מערכת שבה נמצאים הלקוחות.

בונים מייל מבלוקים, עם הלוגו והצבעים של המשרד, ושולחים לכולם או רק לקבוצה, למשל רק לעצמאים. שולחים רק למי שאישר דיוור, ורואים כמה נמסרו, נפתחו ולחצו.

דיוור עולה 5 ₪ לכל 1,000 מיילים, והמחיר מוצג לפני השליחה.