תמלול פגישות לעורכי דין: כל פגישה עם לקוח, מסוכמת בעברית

הקלטת פגישות זום עם לקוחות של עורך דין

פגישת היכרות עם לקוח חדש היא הפגישה שבה הכי הרבה פרטים נאמרים בפעם הראשונה: מה קרה, מתי, מול מי, ומה הוא מצפה שיקרה. בדיוק כשאתם צריכים להקשיב ולשאול, אתם גם מנסים לרשום.

בונטוס מקליט מצטרף לפגישה בזום, בגוגל מיט או בטימס כמשתתף גלוי. הוא מחכה בחדר ההמתנה עד שהמארח מאשר אותו, ולא נכנס בלי אישור. כדאי לומר ללקוח בפתיחת הפגישה שהיא מוקלטת ולמה.

כשהפגישה נגמרת, ההקלטה, התמליל והסיכום נכנסים לכרטיס של הלקוח, לא לתיקייה בדרייב של מי שהקליט. כל מי שבמשרד ומורשה לראות את הלקוח קורא את אותו סיכום.

סיכום פגישה עם לקוח: מה סוכם ומה כל צד צריך לעשות

הסיכום בנוי בשביל מי שצריך לפעול אחרי הפגישה. הוא מפריד בין מה שהמשרד התחייב לעשות לבין מה שהלקוח צריך להביא או לבדוק.

מצד אחד: לבדוק את ההסכם, לשלוח הצעת שכר טרחה, לקבוע פגישת המשך. מצד שני: להעביר את המסמכים, לברר תאריך, לשלוח צילום של המכתב שקיבל.

כשלקוח חוזר אחרי שבועיים ושואל "מה סיכמנו?", פותחים את הפגישה בכרטיס ורואים מה נאמר, מילה במילה. וכשמישהו אחר במשרד מקבל את הלקוח, הוא קורא את הסיכום ולא מתחיל מאפס.

הסיכום הוא כלי עבודה לזיכרון של המשרד. הוא לא מחליף את שיקול הדעת המקצועי שלכם, ואת התיעוד הרשמי של התיק אתם ממשיכים לנהל איפה שאתם מנהלים אותו היום.

• תקציר בכמה שורות
• סיכום מלא עם הצעד הבא
• משימות של המשרד ומשימות של הלקוח
• תמליל מלא לחיפוש

קליטת לקוחות חדשים למשרד עורכי דין

מי שמחפש עורך דין בדרך כלל פונה לכמה משרדים באותו יום. מי שעונה ראשון, ועונה ברור, נכנס לשיחה.

בונטוס, כל הפניות נכנסות לתיבה אחת: וואטסאפ, הודעה באינסטגרם, מסנג׳ר של דף הפייסבוק וטופס באתר. מי שהשאיר פרטים בטופס מקבל וואטסאפ ראשון מהמספר של המשרד מיד, בנוסח שכתבנו איתכם: קיבלנו, מי יחזור אליכם ומתי.

כל פונה הוא כרטיס בלוח ההזדמנויות, בעמודה של השלב שלו: פנייה חדשה, נקבעה פגישה, נשלחה הצעת שכר טרחה, נחתם. רואים מי מחכה, ומי האחראי על כל אחד.

ומי שלא ענה כשהתקשרתם מקבל הודעות מעקב בוואטסאפ, באוטומציה שאנחנו בונים לכם, בלי שמישהו במשרד יצטרך לזכור.

מי במשרד רואה את ההקלטות והסיכומים

במשרד עורכי דין לא כל אחד צריך לראות כל לקוח. בונטוס, כל עורך דין, מתמחה ומזכירה נכנסים עם משתמש משלהם, ובעל המשרד קובע מי רואה אילו לקוחות. ההרשאות נאכפות בשרת, לא רק במסך.

יש אימות דו-שלבי לצוות ובידוד מלא בין עסקים. מספר הוואטסאפ רשום על שם המשרד, ואם עובדת עוזבת, ההיסטוריה נשארת במערכת ולא בטלפון שלה.

ההקלטות נשמרות 3 שנים. הפירוט המלא, כולל איפה השרתים ואילו ספקים מעורבים, בעמוד האבטחה שלנו.

כרטיס לקוח אחד למשרד: הודעות, פגישות ושיחות

בכרטיס הלקוח בונטוס יושבים ביחד ההודעות בוואטסאפ ובמייל, השיחות המוקלטות, הפגישות והסיכומים, המשימות וההערות. מי שפותח את הכרטיס רואה מה קרה לפי הסדר.

ונטוס מסונכרנת עם הג׳ימייל ועם יומן גוגל של המשרד, ועם הנתונים שכבר יש לכם: אנשי הקשר מהמערכת הקודמת או מהאקסל עוברים איתכם בהקמה.

ונטוס לא נועדה להיות מערכת לניהול תיקים או מאגר מסמכים משפטיים. היא מחזיקה את הקשר עם הלקוח: מי פנה, מה נאמר, מה נקבע, ומה הצעד הבא.