ונטוס · הקלטת שיחות · משרדי עורכי דין
ערוכים לחוק ההקלטות 2027למשרדי עורכי דין
הקלטת שיחות למשרדי עורכי דין: שיחת הקליטה מתועדת, הסודיות נשמרת
התשובה הקצרה: הקלטת שיחות למשרדי עורכי דין בונטוס מתאימה בעיקר לשיחות קליטה: פונה חדש מתקשר או משאיר פרטים, השיחה מהמספר של המשרד מוקלטת אוטומטית, ותוך דקות מגיע סיכום בעברית עם העובדות, המועדים והצעד הבא. ההקלטות נשמרות 3 שנים, מוצפנות, בתיקייה נפרדת לכל עסק, וכל עובד רואה רק את הלקוחות שמותר לו. בשיחות עם לקוחות, כדאי להודיע מראש ולקבוע מדיניות משרדית בגלל חובת הסודיות.
- שיחת קליטה מסוכמת: עובדות, מועדים, צעד הבא
- הרשאות נאכפות בשרת, וכל האזנה נרשמת
- שמירה מוצפנת 3 שנים, בתיקייה נפרדת למשרד
- לחיצה אחתמחייגים מהצ׳אט של הלקוח
- המספר של העסקגם המספר הקיים, אחרי ניוד
- סיכום בעבריתתוך כמה דקות, בכרטיס הלקוח
- 3 שניםשמירה, כלולה במנוי
ככה נראית שיחה של משרדי עורכי דין בונטוס
- 01
פונה חדש משאיר פרטים
פיטורים, תאונה, גירושין, חוזה שנתקע. וואטסאפ אוטומטי יוצא אליו מיד, שקיבלתם את הפנייה ומתי יחזרו אליו. הוא לא ממשיך לחפש משרד אחר באותו ערב.
- 02
שיחת קליטה מהמספר של המשרד
מתמחה, מזכירה או עורך דין לוחצים חיוג מתוך הצ׳אט. בתחילת השיחה נאמר שהיא מוקלטת ולמה. השאלות של שיחת הקליטה פתוחות על המסך, כך שלא שוכחים לשאול על מועדים.
- 03
סיכום שעורך הדין קורא בדקה
תוך דקות מגיע סיכום בעברית: מה קרה, מתי, מול מי, אילו מסמכים יש, מה הפונה רוצה. עורך הדין מחליט אם לקחת את התיק בלי לחזור על כל השאלות.
- 04
הצעד הבא ללקוח
בלחיצה אחת יוצאת לפונה הודעה עם הצעד הבא, למשל פגישה ורשימת מסמכים להביא. נקבעה פגישה? שלוש תזכורות, לא בשבת.
שיחת הקליטה היא הפעם הראשונה שהמשרד שומע את הסיפור
בשיחה הראשונה הפונה מספר הכל, לא תמיד לפי הסדר, ולפעמים בסערת רגשות. מי שמקבל את השיחה רושם מה שהספיק. אחר כך עורך הדין שואל את אותן שאלות שוב, והפונה מרגיש שלא הקשיבו לו.
כשהשיחה מוקלטת ומסוכמת, עורך הדין מקבל את התמונה המלאה בדקה, ויכול לשמוע את ההקלטה כשהניואנס חשוב. הפונה מספר את הסיפור פעם אחת.
סודיות, חיסיון והסכמה: מה כדאי לקבוע לפני שמדליקים
הקלטה של שיחה עם לקוח יוצרת מסמך נוסף שמכיל מידע חסוי. זה לא אומר שלא להקליט, אלא שצריך מדיניות. ההחלטה מה להקליט היא שלכם, לפי חובת הסודיות וכללי האתיקה של לשכת עורכי הדין. זה לא ייעוץ משפטי, וכדאי לבדוק את הנושא מול ועדת האתיקה או יועץ.
- להודיע בתחילת כל שיחה שהיא מוקלטת, ולתת לפונה אפשרות לבקש שלא.
- להבהיר בשיחת קליטה שהפונה עוד לא לקוח של המשרד, אם זו המדיניות שלכם.
- לקבוע מי במשרד רשאי להאזין, ולהגדיר את ההרשאות בהתאם.
- לקבוע אילו שיחות מנהלים מחוץ למרכזייה, כי רק שיחות שעוברות דרכה מוקלטות.
מי שומע מה: הרשאות ויומן האזנות
בונטוס ההרשאות נאכפות בשרת. עובד רואה רק את הלקוחות שמותר לו, ולכן רק את ההקלטות והסיכומים שלהם. כל האזנה להקלטה נרשמת, כך שאפשר לדעת מי שמע מה ומתי.
ההקלטות נשמרות 3 שנים, מוצפנות, בתיקייה נפרדת לכל עסק. הן שייכות לכרטיס הלקוח ולמשרד, ולא לעובד: כשמתמחה מסיים, השיחות נשארות.
למה וואטסאפ ושיחות באותו מקום
לקוחות של משרדי עורכי דין שולחים מסמכים, צילומים ושאלות בוואטסאפ. בונטוס ההקלטה של שיחת הקליטה והסיכום יושבים באותו צ׳אט, ליד המסמכים, כך שמי שפותח את התיק רואה את כל הרצף. אנחנו המערכת היחידה בישראל שמכניסה שיחות מוקלטות לתוך צ׳אט הוואטסאפ.
- תקציר: שיחת קליטה. הפונה פוטר לפני שבועיים אחרי כמה שנות עבודה, לא קיבל מכתב שימוע.
- סוכם: הפונה יגיע לפגישת ייעוץ. הובהר שבשלב זה המשרד עוד לא מייצג אותו.
- הצעד הבא: פגישה ביום שני, ובדיקת מועדים לפני הפגישה.
- משימות שלנו: לשלוח בוואטסאפ אישור פגישה ורשימת מסמכים.
- משימות של הלקוח: להביא חוזה עבודה, תלושי שכר אחרונים ומכתב הפיטורים.
שולחים ללקוח בוואטסאפ בלחיצה, או משאירים בכרטיס בשביל הצוות.
"זה המספר שלי?" כן.
הלקוח רואה את המספר של העסק, לא את הנייד הפרטי. אפשר לנייד את המספר הקיים למרכזייה בענן שמחוברת לונטוס, ולקבל ולהוציא שיחות מאותו מספר: מהמחשב, מהטלפון או מטימס. את כל המקרים בודקים איתכם בהקמה, לפני שנוגעים במספר.
החוק החדש: כנראה לא חל, ובכל זאת שווה להקליט
שירותים משפטיים לא מופיעים ברשימת הקטגוריות של התוספת התשיעית לחוק הגנת הצרכן, ולכן ההקלטה אצלכם היא בחירה. מצד שני, חלות עליכם חובת הסודיות וכללי האתיקה של המקצוע, והן אלה שצריכות לקבוע מה מקליטים ואיך.
שאלות נפוצות
מותר לעורך דין להקליט שיחה עם לקוח?
ככלל, בישראל צד לשיחה רשאי להקליט אותה. עורכי דין כפופים גם לחובת הסודיות ולכללי האתיקה, ולכן אנחנו ממליצים להודיע ללקוח מראש ולקבוע מדיניות משרדית. זה לא ייעוץ משפטי, וכדאי לבדוק מול ועדת האתיקה של הלשכה.
הלקוח יראה את הנייד הפרטי של עורך הדין?
לא. כשמחייגים מונטוס, במחשב או באפליקציה בטלפון, הלקוח רואה את המספר של העסק ולא את הנייד הפרטי שלכם. הטלפון שלכם מצלצל קודם, אתם עונים, והמערכת מחייגת ללקוח.
המשרד שומר את המספר שלו?
כן, המספר שלכם. הדרך המומלצת היא לנייד את המספר הקיים של העסק למרכזייה בענן שמחוברת לונטוס, והלקוחות ממשיכים להתקשר לאותו מספר שהם מכירים. אפשר גם לפתוח מספר חדש במרכזייה, או להשאיר את המספר אצל הספק הנוכחי ולהעביר שיחות למרכזייה. את מועד הניוד קובעות חברות התקשורת, ואנחנו מתכננים אותו כך שלא יהיה רגע של קו מת.
אפשר שחלק מהשיחות לא יוקלטו?
כל שיחה שעוברת דרך המרכזייה מוקלטת אוטומטית. שיחה שמתנהלת מחוץ למרכזייה לא מוקלטת. לכן כדאי לקבוע מראש אילו שיחות מנהלים דרך המרכזייה ואילו לא.
מי במשרד יכול לשמוע את ההקלטות?
רק מי שמותר לו לראות את הלקוח. ההרשאות נאכפות בשרת, וכל האזנה נרשמת.
משרד עורכי דין חייב להקליט לפי החוק החדש?
שירותים משפטיים לא מופיעים ברשימת הקטגוריות של התוספת התשיעית לחוק הגנת הצרכן. ההקלטה היא בחירה של המשרד.
אפשר להקליט פגישת ייעוץ בזום?
כן. מקליט גלוי של ונטוס מצטרף לפגישה בשם שאתם בוחרים, ומחכה בחדר ההמתנה עד שאתם מכניסים אותו. הלקוח רואה אותו בפגישה. ההקלטה והסיכום נכנסים לכרטיס הלקוח.
כמה זה עולה?
המנוי הוא 621 ₪ לחודש לפני מע״מ. ההקלטה והשמירה כלולות: בלי תשלום לדקת הקלטה ובלי תקרה של שיחות, וההקלטות נשמרות 3 שנים. תמלול וסיכום בעברית עולים 5 ₪ לשעה, לפי דקה מהדקה הראשונה. את ספק המרכזייה העסק משלם ישירות.